活用事例

完全オンライン申請のハードルをドンピシャで解消

商業登記規則等の改正、電子署名サービスの普及で、商業登記の完全オンライン申請の敷居は下がりつつありますが、それでもまだいくつかのハードルを実務のなかで感じています。

前提として、商業登記で会社実印が必要な書類（代表取締役選定の取締役会議事録や登記申請委任状等）を電子送信するには、商業登記電子証明書かマイナンバーカード等での電子署名が必要（クラウド型電子署名サービスでは完結しない）です（令和4年9月30日時点）。しかしながら、商業登記電子証明書の取得は、手数料が下がり、オンラインでの取得も可能になったとはいえ、企業にとっての手間と費用が少なくありません。

そこで、白羽の矢が立つのは普及の進みつつあるマイナンバーカードですが、その電子署名の困難さが次のハードルとして立ち塞がっています。その理由には、ICカードリーダーの準備が必要であること、原則、政府謹製の申請用総合ソフトの導入か署名プラグインが必要で、各種導入、設定から署名完了までが煩雑なこと、さらに、上記の方法では電子署名の検証と有効性確認が容易ではないこと等が挙げられます。

結局、紙に判子のが早いやんってマイナンバーカードでの電子署名を諦められ、委任状のみ郵送で受領することがままあって、当職は自身の力不足に咽び泣きながら、スマホでマイナンバーカードの電子署名が驚くほど簡単にできたらなと目黒不動尊で他力本願に拝む日々。そんななか、青天の霹靂でリリースされたのがリーガル社の「RSS-SR」でした。

「RSS-SR」であれば、クライアントは、スマホとマイナンバーカードさえあればよく、ICカードリーダーの準備や申請用総合ソフトや署名プラグインの導入も不要で、驚くほど簡単に電子署名ができ、さらに、姉妹ソフト「公的個人認証有効性確認」もあれば署名の検証も可能となって鬼に金棒。まさに、上述のハードルをドンピシャで解消するものであって地獄に仏、弊所が待ち焦がれていたツールだったのです。

登記業務のＤＸを進めたい事務所には渡りに船

クラウド型電子署名で、マイナンバーカードを利用するものも散見されるようになりましたが、現時点（令和4年9月30日）で、「RSS-SR」以外に、マイナンバーカードの公的個人認証サービス電子証明書自体で電子署名ができ、かつ、全司法書士が利用できるオープンなサービスは当職の観測範囲にはありません。

（日本司法書士連合会が「公的個人認証有効性確認システム」をリリースしていますが、本システムは、マイナンバーカードの電子証明書の有効性の確認と、添付情報に付された電子証明書が依頼者のマイナンバーカードと一致するかを確認する機能に留まり、現時点で、マイナンバーカードで電子署名自体を行う機能や電子署名済ファイルのみで有効性を確認できる機能は付与されていません。）

そのため、スマホでマイナンバーカードの電子署名ができる「RSS-SR」、署名の検証と電子証明書の有効性が確認できる「公的個人認証有効性確認」は、完全オンライン申請の普及に奔走する弊所には渡りに船、その導入は必然・即決でした。自社開発していたら何百年を棒に振っていたことか。ありがとう、リーガル社。

時間や場所にとらわれない悠々自適な司法書士ライフを

商業登記に限らず、登記申請を完全オンラインで進めていくことは、クライアントだけでなく、多くの司法書士や補助者にとっても有益なものになりえます。対面、判子、書面から解放されれば、移動や印刷、郵送に費やす時間を浮かせたうえ、場所にとらわれない業務の取り組みを可能とするためです（もっとも、司法書士業務の全てをオンラインで完結するには、まだまだ一筋縄ではいきませんが）。

令和4年5月、リーガル社の満を持した「RSS-SR」の公開によって、完全オンライン申請のハードルは大きく下がり、とうとう司法書士業界・登記業務にもDXの狼煙が上がりました。当職は、これを機として、完全オンライン申請への切り替えを進め、時間や場所にとらわれない悠々自適な司法書士ライフを謳歌しようと企んでいる次第です。

マイナカードの登記利用をもっと簡単に

登記の添付書面の電子化に関し、マイナンバーカードの電子証明書はオールマイティーといえるもので、登記申請を完全オンライン化するにあたっては、利用は必須となっています。また、マイナンバーカードは無料で取得できますので、他の電子証明書に比べ、お試しが容易だと思います。ただし、クライアントに利用してもらうためには、電子署名のための事前準備やパソコンの操作をクライアント側で行っていただく必要があり、この点が大きな障害であると考えていました。RSS-SRは、クライアント側の準備が不要で、スマートフォンさえあれば簡単に電子署名を行えるということでしたので、その点はかなり魅力的だと感じました。

分かりやすいサービスでクライアントにも喜んでもらいたい

試しに利用してみたところ、電子署名の操作は簡単にできると感じました。パソコンの操作に不慣れな方であっても、マニュアルなしでマイナンバーカードを利用した電子署名をすることができました。また、商業登記電子証明書についても、操作が簡単な申請用総合ソフトによる電子署名（XML署名）を利用しているクライアントが多いのですが、PDFファイルを印刷しても電子署名されている形跡が見えませんので、この点には不満を持たれていた印象があります。それがRSS-SRを利用した場合は印影類似のマークを自由に設定できますので、クライアントからはこの点もなかなか好印象を持たれたと思います。司法書士側で行う操作も、ある程度慣れてくれば簡単にできるようになりました。登記の添付書面の電子化は突然依頼が来ますので、司法書士としては、いつ依頼があっても慌てないためにRSS-SRを導入しておきたいと考えました。

書面の電子化を営業戦略に活用

添付書面の押印については大幅に見直されましたが、実印の押印については従来どおりですし印鑑証明書の取得もしなければなりません。その点、RSS-SRを利用すれば、署名に要する時間や手間もかからず印鑑証明書の取得も不要になりますので、クライアントのメリットも大きいと思っています。個人的には、マイナンバーカードの電子署名は中小企業に適していると思いますので、RSS-SRを導入していれば書面の電子化を気軽にお勧めすることも可能で、営業戦略としても活用できると考えています。

なぜ今、デジタル化が必要だったのか

私はどちらかというとアナログよりもデジタル寄りの人間です。これからの業務はオンラインで完結できる方が便利ですし、それが当たり前になっていくだろうと感じていました。法務局ではオンライン化を進めているにもかかわらず、実際の司法書士業務はアナログな場面が多いのが現状で、以前から違和感を抱いていました。

特に電子署名は、有料ソフトが必要だったり、お客様への説明が複雑だったり、正直なところユーザビリティが低く、使い勝手が悪いのが実情でした。私自身、お客様に電子署名をお願いするのはハードルが高いと感じ、諦めかけていたんです。そんな時、「サインルーム」を知り、これならお客様にとって楽になり、オンラインでのやり取りのハードルがグッと下がると直感しました。

お試しプランを使ってサインルームを導入したところ、お客様も使いやすかったようです。はじめはお客様向けに「スマホのアプリをダウンロードして、ああしてこうして…」といった詳細なマニュアルを作らなければならないかなと考えていました。しかし、予想に反して、お客様はマニュアルなしでもスムーズにご対応いただけたので、それが本導入の決定打となりました。

本人確認機能についても、お客様がマイナンバーカードをお持ちでなくても、ご自身で運転免許証に切り替えて対応される方が多くいらっしゃいます。お客様への説明なしでスムーズに対応してもらえるのは、サインルームがいかに使い勝手の良い構成になっているかを示すものだと感じています。

オンラインへのハードルは下がりつつある

サインルームを使ううちに気づいたことですが、商業登記に関しては電子署名に対するハードルが意外と低いと実感しました。個人事業主から法人成りされるお客様は、確定申告などでマイナンバーカードを使って電子署名をされている方が多いため、電子署名そのものに抵抗が無かったり、慣れている方が多い印象です。

数年前には「電子署名はよくわからなくてできない」というお声も多かったのですが、今は「電子署名ね、できるよ」というお客様が格段に増えました。マイナンバーカードの普及率向上によって電子署名への抵抗感が下がっていることもありますが、コンビニでパスワードのリセットができることも大きいと感じています。パスワードを忘れてしまったというご連絡もいただくことがありますが、コンビニでリセットできる旨をお伝えすると、すぐに対応していただけますね。

商業登記に関しては、おそらく皆さんが思っている以上に、世の中のお客様（社長さんなど）に電子署名をしていただくハードルは低いです。司法書士業界全体に対して、「もっと電子署名活用しよう！」と強く呼びかけたいですね。

ワンオペ事務所でも、質の高いサービスを提供できる

お客様だけでなく、私自身の利便性も向上しました。
従来だと書類を印刷して「ここは実印」「ここは認印」「ここに署名」と付箋をペタペタ貼ってお客様に郵送していました。サインルームだと数クリックで済み、事務的な時間が短縮できるようになりました。事務所でPDFをアップロードしておけば、電車で移動中にサインルームの設定をするなど、ネットに繋がればどこでも業務ができます。押印のためにお客様とスケジュール調整するようなことも減りますし、お互いがストレスフリーです。これはワンオペ事務所ならではの助かっている点ですね。

商業登記は会社の代表様など、お忙しいお客様が多く、レスポンスの速さが求められます。サインルームであれば、お客様からの署名完了通知を外出先でもすぐに確認して、チャットツールなどで返信できるため、「レスポンスが早いね」と喜ばれています。紙ベースだと事務所に戻って確認する必要があり、タイムラグが生じていましたから。
署名や本人確認だけで見ても工程が早くなりますが、登記完了も早いです。私の地域の法務局だと、紙申請なら最低でも3～4日かかりますがが、最近オンライン申請した案件では、朝9時に申請したら昼12時には登記完了していたこともありました。このスピード感にご満足いただけて、お客様からのリピートも多いですね。私自身も、今やってる作業の続きでそのまま登記申請までスムーズに進められるので、途切れずに仕事ができています。