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平日 9:00-18:00
・システム活用で単純・定型作業を徹底的に合理化!
(弁護士の本来業務の時間確保のためシステムが出来ることは何か)
・事務所の“今”を知ることは経営判断の出発点!
島 武広 様
『
島法律事務所 』
■所在地:神奈川県横須賀市 ■修習期:62期 ■開業年度:平成27年
■ ホームページ:
http://www.shima-law.com/
■取材日:平成28年4月
―― ご開業時から“護”を導入いただいた理由をお聞かせください。
知人が“護”のヘビーユーザーだったことが一番のきっかけです。 開業後は、より時間の使い方が重要になってくるだろうと考えていましたので、システムに一番期待していたのは、自分の時間を有効活用できる環境づくりです。もちろん、積極的な顧客サービスや事務所経営を行っていくためには、様々な業務情報を常に把握できるようにしておきたいとも考えていました。
―― 今回のスキルアップ個別研修で飛躍的によくなったことは何ですか
※この取材は、個別のスキルアップ研修実施後一月経過時点で行っております。
なんといっても多忙な弁護士の時間と労力を「本来業務」に集中できるようになったことです。
スキルアップ個別研修によって、デスクワークにかかる時間と労力のうち
主に単純作業にかかる時短と業務の正確性が飛躍的に向上しました。
「システムがなくてもできる」部分もありますが、これに費やす時間と労力の膨大な無駄を考えると、システム導入メリットは計り知れません。
一つ一つの作業にかかる時間や手間、ミスのリスクを総合的に考えればシステムにまかせられる部分は最大限活用し、弁護士は弁護士として、また経営者として必要な業務に集中できる環境が理想です。
(主な改善事項)
●書類作成業務の徹底的な省力化・正確化
・書類への事件データ反映でミス無く・楽々処理
・自分好みにカスタマイズした書式を活用してさらに省力化のレベルUP
・以前に作成した書類の簡単検索・再活用でさらに業務効率UP
●請求書発行業務の効率化
・事件経費明細の情報を反映した請求書/領収書を簡単発行
・消費税処理や源泉徴収処理、振込口座の設定なども運用に合わせたテンプレート化で
徹底的に効率化
●不在時の伝言+メール送信
・不在時の電話連絡を“護”上の伝言管理機能で事務員と相互チェックすることで
忘れ・漏れを防止
・さらに伝言の携帯メール転送で出先で即時対応
あとは、いつでも簡単に業務分析情報を確認できるようになったことです。
業務分析を前提として、案件登録時の「事件の受任経路」や「事件分類」といった情報の登録ルールを設定しました(テンプレート化)。これによって、
「受任経路」や「事件分類」による受任事件数や期間毎の受任数推移などが簡単に把握できるようになりました。
また、請求書の自動作成と入金管理機能の活用もはじめましたので、これから「受任経路」や「事件分類」と売上の関係など、さらに多角的な経営情報が取得できるようになるはずです。
●ワンタッチ業務分析機能の活用
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