- 相談管理
- かかりつけ医が患者の症状や処置を記録する病院のカルテのように、リーガル･カルテでは、依頼者の相談内容や法的問題を詳細に記録し、問題解決までの対応内容を継続的に管理することができます。
- 相談シート雛形
- 相談内容に応じて事務所様で必ず聞き取りをする項目を、オリジナルの相談シートとして登録し、ご利用いただけますので漏れのない聞き取りや記録ができます。
なお、予め標準的な聞き取りシートも登録されていますので、そのままご利用いただくこともできます。
- 相談分類
- それぞれの相談記録には登記、成年後見、財産管理などの相談分類をつけることができます。
相談分類をつけておくことにより、後から相談内容を一瞥したときに、どのような相談だったかを判別しやすくなります。
ご導入時は、よくご利用されている分類名が登録されていますが、事務所様の相談業務に合わせて、必要な分類を登録して利用することができます。
- 総合的プロジェクト管理
- リーガル･カルテは、｢相談や依頼｣｢調査資料｣｢法的対応｣｢経過状況｣などの必要な情報を依頼者ごとに記録し、幅広い法的サービスや長期に渡る案件を総合的に管理できます。
- 案件管理
- ｢相談｣からスタートし受任をした事件については、｢調査｣｢手続｣｢経過｣などをカルテに各シート別に記録していくことができます。カルテシートは｢相談｣｢調査｣｢手続｣｢経過｣｢メモ｣の5種類のシートが用意され、保存するとカルテレコード（記録）として時系列に保存されます。
財産や相続人等の調査時に収集した資料ファイルや、各種申立・登記手続時に作成した書類ファイルなどを各カルテレコードに保存できますので、各案件の全ての情報が一元管理されます。
- ファイル管理
- 相談時に確認した運転免許証等をスキャンしたPDFファイルや、事務所様で作成したWord、Excelファイル等を業務記録と一緒に保管しておくことができます。Word,Excel,PDFなど電子ファイルなら何でもリーガル・カルテで管理ができます。Windowsの操作と同様に必要なファイルをマウスで該当カルテレコードにドラッグするだけで保管ができるなど直感的な操作が可能です。
- 画像はリアルに確認
- リーガル・カルテで保管しているファイルが画像ファイルの場合、ファイル名だけでなくプレビュー画像で現物が表示されます。ファイル名ではないので複数の画像ファイルがあってもすぐに識別が可能です。
- タイムライン表示
- カルテに登録した依頼者との対応記録(カルテレコード)は、時系列順に表示させることができます。
初回相談から最新の対応に至るまで、記録をタイムラインで表示させることができますので、素早くこれまでの経緯を把握できます。
またタイムライン表示から各シートの編集を行うこともできます。
- リーガル製品をご利用の場合
- 権をご利用の場合は調査シートから民事法務協会の提供する登記情報提供サービスの自動読み取り機能を利用することができます。
また、手続シートからは、“権”、成年後見システム、財産管理ソフトウェア、裁判事務システム、任意売却ソフトウェア、などリーガルの各ソフトウェアがリンクして起動されますので、カルテをハブ(HUB:中心拠点)として各ソフトウェアをご利用いただけます。
また、カルテ経由リーガル製品で処理された事件については、事件概要がカルテレコードに自動的に記録されますので、この案件に関して行われた各種手続をカルテで一覧することができます。
- 顧客管理
- 依頼者の氏名、住所、電話番号等の基本情報はもちろんのこと、紹介者や受任状況（受付、着手、終結）、カルテ担当者、顧客毎の注意事項などを記録し管理することができます。
- カルテ一覧
- 各カルテはお客様毎に一覧で管理されます。登録したカルテは最終更新日や依頼者名でソートを掛けて好みの並び順に設定できるほか、氏名や電話番号等から簡単に検索することもできます。
また、一覧で表示できる項目を自由に変更できます。Windowsのフォルダ管理では実現できなかった管理システムならではの機能です。
- カルテ基本情報
- 依頼者の氏名、住所、電話番号等の基本情報はもちろんのこと、紹介者や受任状況(受付、着手、終結)、カルテ担当者、顧客毎の注意事項などを記録し管理することができます。
- 注意事項の付箋
- お客様から連絡があった際に必ず確認しなければならないことなど、特定の顧客に関して注意すべきことをカルテの上部に付箋のように表示でき、事務所全体で情報を共有できます。
- 分類わけ・グルーピング
- それぞれの依頼者を分類分けしたりグルーピングして関連付けをしながら管理することができます。たとえば事務所内の担当資格者別に分類したり、複数のカルテにわたる特定の親族をグルーピングして管理ができますので、それぞれの関係性がわかりやすくなります。
- 顧客検索
- 電話での急な問い合わせや、久しくやりとりのなかった依頼者も簡単に検索することができます。依頼者名や電話番号での検索はもちろんのこと、紹介者や分類、事務所担当者名での絞り込みなど様々な検索が可能です。
- 相互にデータ連携
- リーガル製品にて各案件を処理した場合、リーガル・カルテを介して関与者や物件の情報を各ソフト間で連携することができます。たとえば後見業務から遺産整理を経て相続登記などの幅広い対応も必要な情報が連携できるため、正確で迅速な処理を行うことができます。
- 例１
権(登記情報読取機能)→各ソフト
- 取得・読取した登記情報から物件や関与者を各ソフトの該当項目に連携します。入力の手間を省き、ミスのない確実な管理を行うことができます。
- 例２
成年後見システム→財産管理ソフト、権
- 成年後見ソフトから財産管理ソフトへは被後見人が被相続人へ自動的に反映したり、親族関係図がそのまま相続関係説明図へ連携します。また、成年後見システムに登録されている不動産情報も各ソフトへ連携します。
- 例３
財産管理ソフト→権
- 財産管理ソフトで入力した被相続人や相続人の情報を登記書類に利用できるほか、財産目録の物件をそのまま登記物件として利用できます。
- 例４
任意売却ソフト→権、裁判事務AD
- 関与者の情報はもちろんのこと、担保不動産を登記物件として利用することもできます。
- ※裁判事務ADは、関与者情報のみ連携
